۱۹ مرداد ۱۴۰۵ | اخبار اصناف

امروز برای ثبت یک نامه اداری درباره برخی مشکلات یک اتحادیه به اتاق اصناف تهران مراجعه کردم؛ اقدامی که باید یک فرآیند ساده اداری باشد: تحویل نامه، ثبت در دبیرخانه و دریافت شماره پیگیری.

اما طبق آنچه در محل مشاهده و اعلام شد، ظاهراً نامه‌ها باید ابتدا توسط رئیس اتاق اصناف تهران مطالعه شود و پس از دستور ایشان امکان ثبت پیدا کند.

اینجا یک سؤال جدی مطرح است:
مگر وظیفه دبیرخانه، ثبت نامه‌های وارده نیست؟

امروز مرد سالخورده‌ای نیز در اتاق اصناف حضور داشت که برای ثبت نامه‌اش مدت زیادی منتظر مانده بود. ناراحتی او به حدی رسید که در حضور آقای رستگار نسبت به ثبت نشدن نامه خود اعتراض کرد. در نهایت نیز با پایان ساعت اداری، بر اساس آنچه مشاهده شد، نامه او ثبت نشد.

فارغ از محتوای نامه، آیا یک شهروند یا فعال صنفی باید برای «ثبت یک نامه» منتظر دستور مقام مسئول بماند؟

در همین رابطه با دو نفر از اعضای هیئت‌رئیسه اتاق اصناف تهران نیز صحبت شد. این افراد که ترجیح دادند نامشان ذکر نشود، اعلام کردند با این رویه مخالف‌اند و معتقدند تمامی نامه‌های وارده باید بدون مانع ثبت شوند.

اما مشکل فقط ثبت نامه نیست؛ مسئله مهم‌تر، پاسخگویی و پیگیری است.

بارها دیده شده که شکایتی درباره عملکرد یک اتحادیه ثبت می‌شود، از یک مسئول به مسئول دیگر و از یک مجموعه به مجموعه دیگر ارجاع داده می‌شود و در نهایت ممکن است همان نامه دوباره به اتحادیه مورد شکایت برسد و بدون پاسخ روشن، مسکوت بماند.

این چرخه فرسایشی در بخش‌هایی از ساختار اداری مرتبط با اصناف نیز دیده می‌شود؛ نامه از یک دستگاه به دستگاه دیگر ارجاع می‌شود، اما مطالبه‌کننده در نهایت نمی‌داند چه اقدامی انجام شده و چه کسی باید پاسخگو باشد.

البته برخی نامه‌های فوری با پیگیری‌های جدی به نتیجه می‌رسند، اما یک ساختار اداری سالم نباید وابسته به رابطه، پیگیری مکرر یا حضور مستمر افراد باشد.

مطالبه بسیار ساده است:

هر نامه قانونی باید ثبت شود، شماره پیگیری داشته باشد، مسئول رسیدگی آن مشخص باشد و در نهایت پاسخ مکتوب و روشنی به درخواست‌کننده داده شود.

ممکن است یک شکایت وارد نباشد؛ بسیار خوب، همان موضوع را مستند و رسمی پاسخ دهید.

پاسخ منفی بهتر از بی‌پاسخی و ثبت نکردن یک مطالبه است.

امیدواریم مسئولان اتاق اصناف تهران این رویه را اصلاح کنند؛ چرا که اتاق اصناف باید محل شنیدن صدای اصناف باشد، نه جایی که یک فعال صنفی برای ابتدایی‌ترین حق اداری خود، یعنی ثبت یک نامه و دریافت پاسخ، سرگردان شود.

اخبار اصناف | مطالبه‌گری، شفافیت و پاسخگویی